Titre I. Préambule
Il est constaté que des développements informatiques significatifs sont actuellement menés pour les besoins de la science mycologique.
Ces développements répondent à une double demande :
- Demande des mycologues pour mieux saisir, exploiter, partager et diffuser leurs connaissances ou leurs observations,
- Demande des pouvoirs publics, pour leurs besoins de gestion de l’environnement, pour mise en conformité avec divers accords internationaux (convention d’Aarhus), etc.
Il est observé que ces développements, lorsqu’ils ne sont pas issus d’initiatives individuelles, sont essentiellement pris en charge par des associations mycologiques type loi de 1901, avec soutien des pouvoirs publics, soutien financier notamment.
Il est d’autre part constaté que des associations ou acteurs divers sont susceptibles de mener simultanément des travaux identiques ou analogues, ce qui peut conduire à une dispersion des efforts et à des concurrences préjudiciables à un projet national.
Afin d’apporter à ces développements, coûteux, tant sur le plan financier qu’en investissement humain (et possiblement un investissement matériel dans l’avenir), la rigueur, la transparence et la coordination nécessaires au développement d’un outil collectif et durable, il est décidé de créer une association spécifique. C’est l’objet des présents statuts.
AdoniF a vocation à être une plate-forme permettant d’assurer, dans la transparence et la cohérence, le développement de certains outils techniques à vocation commune, ainsi que la gestion des données associées et leur utilisation. Elle n’a pas vocation à se constituer en structure mycologique nationale ni en association mycologique ni, plus généralement, à se substituer à des structures existantes.
Titre II. Buts et composition de l’Association
Article 1 : Création
Il est créé une association à buts non lucratifs, dénommée Association pour le Développement d’Outils Naturalistes et Informatiques pour la Fonge (acronyme : ADONIF), dans le cadre de la loi du 1er juillet 1901 et conformément à celle-ci.
Article 2 : Siège Social
Le siège social de l’Association est situé à : Faculté des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques Université de Lille 3 rue du professeur Laguesse 59000 Lille
Le siège peut être transféré provisoirement par décision du Conseil d’Administration. Ce transfert devient définitif après approbation par l’Assemblée Générale.
Article 3 : Buts
(a) L’Association a pour objet de
- Développer, maintenir et administrer (par le moyen de sous-traitance si c’est nécessaire) des outils informatiques dédiés à la gestion des données fongiques nationales ;
- Gérer les développements associés dans un esprit de mutualisation des moyens et de respect des souhaits des partenaires ;
- Promouvoir l’utilisation de ces outils par la communauté mycologique, et lui fournir l’aide nécessaire à leur utilisation ;
- Contribuer à cette même utilisation.
(b) A ce titre, l’association a notamment vocation à :
- Collecter des ressources, selon les modalités et dans les conditions définies au Titre IV ;
- Conclure les accords et conventions utiles ;
- Plus généralement, prendre toute disposition pertinente pour la conduite à bonne fin des évènements précités.
Article 4 : Responsabilité
L’association répond de son activité devant les membres actifs, dont la définition est précisée à l’Article 6.
Article 5 : Durée
La durée de l’association est illimitée, sauf dissolution dans les conditions prévues au Titre V.Article 19
Article 6 : Composition de l’Association
L’Association se compose de membres actifs qui sont des personnes physiques ou des personnes morales, et de membres contributeurs qui sont des personnes physiques.
La liste des membres est tenue à jour par le trésorier
Il n’est pas demandé de droit d’adhésion (droit d’entrée).
Il est délivré de carte de membre annuel aux membres actifs.
Les spécificités de chacun de ces statuts de membres sont détaillées ci-dessous.
(a) Membres actifs
(i) Personnes physiques
Sont déclarés membres actifs en tant que personnes physiques les personnes :
- ayant manifesté explicitement le désir de contribuer aux buts décrits à l’Article 3 ;
- ayant été acceptées par le Conseil d’administration, ou par la personne que le CA aura déléguée à cet effet ;
- ayant acquitté avant le 1er mars de l’année en cours une cotisation annuelle dont le montant est fixé annuellement par l’Assemblée générale sur proposition du Trésorier.
(ii) Personnes morales
Sont déclarés membres actifs en tant que personnes morales les groupements de personnes, bénévoles et à vocation mycologique :
- ayant manifesté explicitement le désir de contribuer aux buts décrits à l’Article 3, et
- ayant été acceptées par le Conseil d’administration, ou la personne que la CA aura délégué à cet effet ;
- ayant acquitté avant le 1er mars de l’année en cours une cotisation fixée annuellement par l’assemblée générale sur proposition du trésorier.
D’autres groupements peuvent devenir adhérents après délibération et accord du Conseil d’Administration.
(b) Membres honoraires
Sont déclarés membres honoraires en tant que personnes physiques ou morales :
- ayant été désignées comme telles par le Conseil d’Administration, et
- ayant fait part de leur approbation à la suite de cette décision.
Les membres honoraires sont dispensés de cotisation. Ils sont convoqués à l’Assemblée générale et y ont une voix. Le renouvellement annuel n’est pas automatique, il doit faire l’objet d’une confirmation annuelle des membres auprès du CA ou directement du Président.
(c) Membres contributeurs
Sont déclarés membres contributeurs les personnes physiques ayant manifesté explicitement le désir d’adhérer à l’Association et de jouir des fonctionnalités des outils proposés par celle-ci à ses membres, sans verser de cotisation, jouissance auquel leurs statut de membre contributeur leur donne droit, sur la totalité des sites et pour les fonctions informatiques mises à dispositions des membres. Les membres contributeurs n’ont pas de voix à l’Assemblée générale et n’y sont pas convoqués ; ils ne peuvent pas faire acte de candidature au Conseil d’Administration.
Article 7 : Désengagement des membres
La qualité de membre se perd à la dissolution de l’association, par démission, par décès de la personne physique, par disparition de la personne morale, par défaut de paiement de la cotisation, par exclusion prononcée à la majorité du C.A. pour infraction aux présents statuts ou tout autre motif grave ; dans ce dernier cas, le membre concerné ou son représentant doit avoir été préalablement appelé à fournir au C.A. des explications orales ou écrites.
Titre III. Administration et fonctionnement
Article 8 : Composition du Conseil d’Administration et modalités d’élection
(a) Composition
L’Association est administrée par un Conseil d’Administration (C.A.) de 9 membres renouvelables (effectif maximal), élus par l’assemblée générale, à la majorité des membres présents ou représentés.
(b) Renouvellement
(i) Modalités
Le C.A. est renouvelable par tiers tous les deux ans. Ce renouvellement du C.A. a lieu par élection au cours d’une Assemblée Générale Ordinaire. Les deux premiers renouvellements seront tirés au sort, les renouvellements suivants reproduisant l’ordre ainsi établi pour les trois premiers.
(ii) Candidatures
Pour être candidat au Conseil d’Administration, il faut être membre actif de l’Association depuis un an révolu, jouir du plein exercice de ses droits civils, et être parrainé par deux membres du Conseil d’Administration.
Les candidatures au Conseil d’Administration doivent être envoyées au Président au plus tard quinze jours avant la date de l’Assemblée Générale Ordinaire. Une candidature peut être rejetée par vote du Conseil d’Administration à la majorité des voix exprimées.
Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres ; leurs pouvoirs prennent fin lors de l’Assemblée Générale suivante au cours de laquelle il est procédé s’il y a lieu à leur remplacement définitif.
La durée du mandat des remplaçants (provisoires ou définitifs) ainsi désignés est réduite de façon à ne pas modifier l’ordre de renouvellement défini ci-dessus.
Article 9 : Composition du Bureau et modalités d’élection
Le Conseil élit parmi ses membres, au scrutin secret, à la majorité absolue des membres présents, un bureau composé d’un président, d’un secrétaire, d’un trésorier. D’autres fonctions utiles au but de l’association (vice-président, secrétaire ou trésorier adjoint, responsable de commission, etc.) peuvent être ajoutées à la discrétion du C.A. Le bureau est élu pour deux ans.
Article 10 : Rythme des réunions
Le Conseil d’Administration (C.A.) se réunit au moins une fois tous les six mois et chaque fois qu’il est convoqué par son président ou sur la demande du tiers de ses membres. La présence de la moitié au moins des membres du Conseil est nécessaire pour la validité des opérations (quorum).
Si ce quorum n’est pas atteint, le C.A. est reporté, et fait l’objet d’une nouvelle convocation dans un délai de trois semaines.
Il n’est pas exigé de quorum pour ce C.A. reconvoqué.
Lors des délibérations, les décisions sont prises à la majorité des membres présents ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.
Tout administrateur peut inviter toute personne dont la présence est jugée utile pour une de ses réunions. Les membres actifs responsables de commissions de fonctionnement et non membres du Conseil d’Administration de l’Association sont invités permanents mais ne peuvent pas prendre part aux votes.
Le secrétaire tient procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont présentés à la séance suivante du C.A., et signés par le président et le secrétaire. Ils sont conservés au siège de l’Association.
Le Conseil d’Administration autorise le président, ou à défaut le trésorier ou un autre membre dûment mandaté du Bureau, à présenter les demandes de subventions et à signer les conventions.
Article 11 : Modalités de remboursement des frais
Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent recevoir aucune rétribution pour les fonctions administratives qui leur sont confiées.
Des remboursements de frais sont seuls possibles. Ils doivent faire l’objet d’une décision expresse du Conseil d’Administration, l’intéressé ne prenant pas part au vote correspondant ; des justificatifs doivent être produits.
Les modalités d’accord préalable et de remboursement sont précisés au règlement intérieur.
Article 12 : Assemblée Générale Ordinaire
(a) Composition et quorum
L’Assemblée Générale Ordinaire (A.G.O.) se compose de tous les membres actifs de l’Association.
Pour délibérer valablement, un quorum minimal égal au tiers des membres présents ou représentés à l’Assemblée Générale doit être réuni.
Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale est reportée, et fait l’objet d’une nouvelle convocation dans un délai compris entre deux semaines et trois mois.
Il n’est pas exigé de quorum pour cette Assemblée Générale reconvoquée.
Les personnes morales sont représentées au Conseil d’Administration par leur président ou, en cas d’indisponibilité, par une personne dûment habilitée à le représenter
Un membre qui se trouve empêché d’assister à l’A.G.O a la faculté de se faire représenter par un autre membre de son choix, moyennant procuration.
(b) Fréquence des réunions
L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu’elle est convoquée par le Conseil d’Administration ou sur la demande au moins du tiers de ses membres.
Les invitations sont adressées par courrier écrit ou électronique, au moins 15 jours avant la date de l’A.G.
(c) Fonctionnement
Son ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration.
Chaque année elle valide le rapport moral présenté par le président, le rapport d’activité lu par le secrétaire et la situation financière (compte financier de l’exercice clos et budget prévisionnel de l’exercice suivant) établie par le trésorier. Elle fixe, pour les personnes morales, le montant de la cotisation annuelle. Elle élit les membres du Conseil d’Administration.
Toutes les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. En cas d’égalité des votes, la voix du Président compte double.
Article 13 : Assemblée Générale Extraordinaire
(a) Fonctionnement
Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par le président sur demande du tiers des membres du C.A. Les invitations seront adressées par courrier écrit, au moins 15 jours avant la date de cette A.G. Son ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration.
Elle est appelée à se prononcer sur les divers points ayant fait l’objet de l’ordre du jour. Ses décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
(b) Quorum
Pour que l’Assemblée Générale Extraordinaire puisse délibérer valablement, un quorum minimal égal à la moitié des membres présents ou représentés à l’Assemblée Générale doit être réuni.
Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale est reportée, et fait l’objet d’une nouvelle convocation dans un délai compris entre deux semaines et trois mois.
Il n’est pas exigé de quorum pour cette Assemblée Générale reconvoquée.
Article 14 : Existence d’un règlement intérieur
Un règlement intérieur est rédigé. Il décrit notamment l’existence de commissions (ou groupes de travail) thématiques selon les besoins, leur composition, leur fonctionnement et leur mode de représentation au Conseil d’Administration. Il est modifiable par le Conseil d’Administration.
Article 15 : Représentation de l’Association
Le président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile.
Il ordonnance les dépenses.
Il peut donner délégation de ses pouvoirs à un autre membre du Bureau en cas de nécessité, et en informe le C.A. à la première réunion de celui-ci.
Titre IV. Ressources de l’Association
Article 16 : Ressources
Les ressources de l’Association se composent :
(a) de cotisations
Il s’agit des cotisations versées par ses membres actifs. Elles ont a priori vocation a couvrir les frais fixes de maintenance et d’hébergement des logiciels gérés par l’association, ainsi que d’autres frais structurels éventuels, dans la mesure ou ceux-ci ne sont pas subventionnés.
(b) de subventions et allocations
Il pourra s’agir de subventions d’État, d’établissements publics ou de collectivités régionales, départementales ou locales,
A ce titre, les subventions reçues par les personnes morales membres d’ADONIF pour des travaux entrant dans le champ d’activités de cette dernière peuvent être versés à ADONIF sous forme d’allocations contributives à son fonctionnement.
.De sommes allouées par des entreprises privées ou par des associations
Dans le cadre d’éventuels parrainages ou sponsorings.
Dans ce cas, le nom ou le logo du donateur sera cité dans le programme. Toute autre forme de contrepartie sera soumise à l’approbation du C.A. avec vote à bulletins secrets.
(c) de ressources créées à titre exceptionnel
et, s’il y a lieu, avec l’agrément de l’autorité compétente,
(d) du produit des rétributions perçues pour service rendu,
Notamment les travaux informatiques commandés à l’association dans le cadre du Titre II.Article 3(a)
(e) du produit de la vente
de publications ou ouvrages proposés par l’Association,
(f) des dons,
notamment ceux versés par les membres personnes physiques,
(g) de toutes autres ressources autorisées par la loi.
Article 17 : Comptabilité et attributions du trésorier.
Le trésorier tient une comptabilité faisant apparaître un compte de résultat et un bilan de l’exercice annuel.
Il assure la gestion des fonds de l’association, encaisse les recettes et solde les dépenses approuvées par le C.A.
Il présente cette comptabilité à toute demande du C.A. ou d’organismes officiels habilités.
Titre V. Modification des statuts et dissolution
Article 18 : Modification de statuts
Les statuts ne peuvent être modifiés que par l’Assemblée Générale sur la proposition du Conseil d’Administration ou sur la proposition du dixième des membres de l’Association.
Toute proposition ainsi formulée est inscrite à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale. Les propositions de modifications entrent en vigueur si elles sont approuvées par les deux tiers des membres présents ou représentés à l’Assemblée Générale.
Article 19 : Dissolution
La dissolution de l’Association ne peut être prononcée qu’en Assemblée Générale Extraordinaire et pour les motifs suivants : l’Association n’a plus d’objet (cf.
Titre II.Article 5) ou n’est plus en mesure de poursuivre sa mission.
L’Assemblée Générale Extraordinaire appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Association, et convoquée spécialement à cet effet, doit réunir ou représenter les deux tiers des membres actifs.
Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée de nouveau, à quinze jours au moins d’intervalle, et pourra délibérer quel que soit le nombre de membres présents.
Les éventuels actifs financiers résiduels de l’association pourront être répartis entre des groupements ou personnes poursuivant des buts similaires : Organismes à vocation naturaliste et notamment mycologique, associations publiques, foyers d’établissements d’enseignement, etc. Les produits et biens de nature informatique (matériels, développements) seront restitués aux organismes les ayant financés spécifiquement.
Article 20 : Publicité
Le président (ou le secrétaire) fait connaître dans les trois mois à la sous-préfecture de l’arrondissement où l’Association a son siège social, tous les changements survenus dans les statuts, l’administration ou la direction de l’Association.
Fait à Lille le 17 novembre 2017