Préambule
Le présent règlement intérieur est établi en application du « titre 3 – article 14 » des statuts de l’association. Il est destiné à fixer les divers points non précisés par les statuts et notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association AdoniF, et dont l’objet est de préciser la structure de fonctionnement des projets d’AdoniF. Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association. Il pourra être modifié par décision de l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration. Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, et est annexé aux statuts de l’association. Le présent règlement intérieur est par ailleurs affiché dans les locaux de l’association.
Article 1 – Structuration des groupes de travail
AdoniF est structurée autour de quatre projets principaux (FongiBase, FongiRef, FongiDoc, Communication) auxquelles viennent se greffer les missions transversales de communication et de gestion.
Les projets fonctionnent autours de Groupes de travail. Ils sont coordonnés par un Comité de pilotage désigné par le Conseil d’administration, constitué d’un Référent Conception et d’un Référent Utilisation. Le Comité de pilotage est responsable de la constitution de son groupe et de son animation.
Les Référents et membres des Groupes de travail sont eux-mêmes membres actifs ou membres contributeurs de l’Association. Le travail du Groupe consiste à établir périodiquement des documents d’objectifs regroupant les besoins identifiés pour les développements informatiques du Projet. Il aura pour mission également de collaborer avec l’équipe informatique pour établir un cahier des charges en vue de la réalisation des demandes. Après réalisation des objectifs, la Commission a pour mission de réaliser les tests et de soumettre au Secrétaire leurs résultats.
La division d’un Groupe de travail en Sous-groupes relève de l’initiative du Comité de pilotage. Les responsables de sous-groupes sont eux-mêmes sous la responsabilité du Comité et doivent lui rendre compte périodiquement de leur activité. Sur proposition du Comité, les responsables de sous-groupes peuvent être invités au Conseil d’administration.
Chaque Groupe de travail fait l’objet d’un document d’objectif mis à jour tous les six mois et validé par le Conseil d’administration. Le bilan relatif à chaque Groupe est présenté à l’Assemblée générale par l’un des membres du Comité.
La partie administrative globale de l’Association reste sous la direction du Conseil d’Administration. Par contre la gestion des dossiers particuliers (conventions, demandes de subventions, gestion des vacataires…) est sous la charge d’un responsable administratif issu des membres actifs et lui-même placé sous la responsabilité du Conseil d’Administration.
La partie communication de l’Association dépend d’un chargé de communication issu des membres actifs en charge de constituer son équipe. Il est lui-même sous la responsabilité du Conseil d’Administration.
Article 2 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes
1 – Votes des membres présents
Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil ou 20% des membres présents.
2 – Votes par procuration
Comme indiqué à l’article 12 des statuts, si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées audit article.
Article 3 – Indemnités de remboursement.
Les administrateurs et les membres actifs chargés de mission (chef de projet, responsable administratif ou chargé de communication) ou membres de commissions peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications. Les membres peuvent abandonner ces remboursements et en faire don à l’association en vue de la réduction d’impôt sur le revenu (art. 200 du CGI).
Article 4 – Règles d’utilisation du domaine www.adonif.fr
L’accès au domaine www.adonif.fr est régi par des droits spécifiques définis selon la législation en vigueur et les normes nationales applicables aux bases de données naturalistes.
1 – Modification des données
Le propriétaire de la donnée peut modifier ses informations saisies dans la base. Les administrateurs peuvent modifier l’ensemble des données de la base. L’auteur des modifications est identifié à ce titre dans les interfaces de consultation relatives à ces données.
2 – Suppression des données
La suppression d’une donnée dans les bases ne peut être effectuée que par son propriétaire, ou par les administrateurs de la base avec l’accord de celui-ci.
Article 5 – Gestion des données personnelles
Adonif tient à jour une base d’informations personnelles fournies par chaque membre lors de son adhésion, via le formulaire d’adhésion sur le site fongi.adonif.fr. La base est conforme aux normes de la CNIL. Chaque membre peut consulter et modifier ses informations à tout moment. Le CIL (responsable administratif) peut être consulté à tout moment pour la consultation ou la modification de ses informations personnelles.
Article 6 – Propriété des données
Une donnée est identifiée par la mention du propriétaire sur les interfaces de consultation. Le propriétaire est rattaché à une association partenaire d’AdoniF ou par défaut à AdoniF elle-même.
Article 7 – Usage des données
Le droit d’usage d’une donnée est accordé à AdoniF par son propriétaire par l’action de validation de la donnée lors de sa création. AdoniF confie ce droit à la gestion du Chef de projet de la base concernée, sous la responsabilité du Président.
En cas de ratification d’une nouvelle convention ou d’un avenant à une convention touchant au partage ou à la mise à disposition desdites données, le propriétaire peut demander le retrait partiel ou total des données dont il est propriétaire. AdoniF reste garant auprès de ses membres de l’utilisation faite de ces données dans le cadre des conventions dont il est signataire.
Article 8 – Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil d’administration ou par l’assemblée générale ordinaire à la majorité simple des membres présents ou représentés.